Une plateforme d'inscription qui reprend le travail manuel

Comment tout a commencé

Ce projet est né du travail pour Rembert Torhout Heren. Quelqu'un de l'entourage de Sportiek a vu ce qu'Ace y avait construit, le site et les réseaux sociaux, et a tout de suite pensé à nous quand Sportiek a eu besoin d'un nouveau site. Un bon travail qui se voit, c'est la meilleure publicité. Sportiek organise des stages sportifs pour les jeunes pendant les vacances scolaires, des journées sportives pour les écoles et les groupes, et loue des châteaux gonflables et du matériel sportif. Les inscriptions sont le cœur de l'activité : des centaines de parents qui veulent inscrire leurs enfants à un stage, souvent le même jour et à la même heure.

Un nouveau départ

Sportiek avait un choix à faire : continuer sur le site existant, ou repartir à neuf. Ensemble, nous avons choisi un nouveau départ. Nous avons ainsi pu construire la plateforme dès le début autour de la façon de travailler de Sportiek : inscriptions, paiements, listes d'attente, remboursements et tout ce qui suit, dans un seul système, sans compromis hérités du passé. Le choix s'est porté sur Django avec PostgreSQL, Tailwind pour la mise en forme, Mollie pour les paiements, Mailgun pour les e-mails et Amazon S3 pour les fichiers, hébergés sur Heroku. Une stack que nous connaissons, sûre, et qui grandit avec la demande.

Une première boutique en ligne, avec une échéance ferme

C'était alors le plus grand défi pour Ace : nous n'avions encore jamais construit de boutique en ligne. Et pas n'importe laquelle. Les parents inscrivent plusieurs enfants à la fois, avec une liste d'attente par stage quand il est complet, un paiement via Mollie, une réservation qui expire sans paiement, et des remboursements quand un enfant ne peut finalement pas venir. Le tout avec des sauvegardes, car derrière chaque inscription il y a une famille avec des projets de vacances. Le premier jour des inscriptions, des centaines de personnes veulent au même moment une place dans un stage précis. La plateforme devait tenir, et rester juste : premier arrivé, premier inscrit. L'échéance était le 6 décembre, et le temps manquait. Il a fallu beaucoup de soirées et de nuits pour la tenir. Le jour même, tout était prêt.

Le premier week-end d'inscriptions

Le premier week-end d'inscriptions, des centaines de parents étaient prêts en même temps. La plateforme a traité les inscriptions, les paiements et les listes d'attente sans intervention manuelle, et chaque parent a reçu aussitôt sa confirmation par e-mail. Ce week-end-là, le chiffre d'affaires a dépassé de 15 pour cent celui de l'année précédente. Et cela pèse : environ 90 pour cent du chiffre d'affaires de Sportiek vient de ce seul week-end. Les semaines suivantes aussi, plus d'enfants que jamais se sont inscrits : qui cherchait une place la trouvait désormais à tout moment, depuis son téléphone, sans devoir appeler ni écrire.

• 0%15%de chiffre d'affaires en plus le premier week-end
• 0%90%du chiffre d'affaires vient de ce week-end

Prêts pour encore plus d'affluence

Pour la période d'inscription suivante, nous sommes allés un pas plus loin, pour que l'affluence du premier jour se passe bien pour tout le monde. Il n'est plus possible de créer un compte pendant la période d'inscription elle-même : les parents le font à l'avance, et le jour même ils n'ont plus qu'à se connecter et choisir. Une file d'attente temporaire avec un compteur répartit les inscriptions simultanées, pour que chacun sache où il en est. Et le jour même, les stages ouvrent progressivement, chacun à son heure, au lieu de tous en même temps. Le pic s'étale ainsi sur la journée.

Un stage à Bruges qui avait encore des places

Un stage sportif à Bruges se remplissait moins vite que les autres. Nous avons lancé une campagne sur les réseaux sociaux avec de courtes vidéos du stage, ciblant les parents des environs. En parallèle, nous avons étoffé la page du stage et l'avons optimisée pour les moteurs de recherche, données structurées comprises, pour que Google affiche le stage avec sa date, son lieu et son prix. Peu après, le stage était complet. Nous appliquons depuis la même approche à chaque stage qui a besoin d'un coup de pouce.

Être trouvé sur Google

Un site que les moteurs de recherche comprennent : chaque page de stage avec des données structurées, une structure claire, des pages rapides et Google Search Console pour suivre ce qui fonctionne. Qui cherche des stages sportifs dans la région trouve Sportiek. En seize mois, plus de cinq mille personnes ont cliqué depuis Google vers sportiek.be, sur plus de 26 000 affichages. Près d'une personne sur cinq qui voit Sportiek dans les résultats clique.

• 05 130clics depuis Google en seize mois
• 026,5 kaffichages dans les résultats de recherche
• 0%19%cliquent vers le site

Collaborateurs, location et journées sportives

Après les stages sont venus trois modules. Les collaborateurs posent leur candidature via le site, avec leurs données et leurs diplômes, et suivent l'état de leur demande dans leur propre compte. Les écoles et les groupes demandent une journée sportive. Et qui veut louer un château gonflable ou du matériel sportif trouve l'offre et les conditions au même endroit. Les trois sont utilisés comme prévu, par l'équipe de Sportiek et par les personnes qui s'en servent. Aujourd'hui encore, on nous dit que le site est bien meilleur et plus facile à utiliser que l'ancien. Ça fait toujours plaisir.