Een inschrijvingsplatform dat het handwerk overneemt

Hoe het begon

Dit project kwam er dankzij het werk voor Rembert Torhout Heren. Iemand uit de omgeving van Sportiek zag wat Ace daar had gebouwd, de website en de sociale media, en dacht meteen aan ons toen Sportiek een nieuwe website nodig had. Goed werk dat gezien wordt, is de beste reclame. Sportiek organiseert jeugdsportkampen in de schoolvakanties, sportdagen voor scholen en groepen, en verhuurt springkastelen en sportmateriaal. De inschrijvingen zijn het hart van de werking: honderden ouders die hun kinderen voor een kamp willen inschrijven, vaak op dezelfde dag en op hetzelfde uur.

Een nieuwe start

Sportiek stond voor een keuze: verder bouwen op de bestaande website, of opnieuw beginnen. Samen kozen we voor een nieuwe start. Zo konden we het platform van bij het begin bouwen rond de manier waarop Sportiek werkt: inschrijven, betalen, wachtlijsten, terugbetalingen en alles wat daarna komt, in één systeem, zonder compromissen uit het verleden. De keuze viel op Django met PostgreSQL, Tailwind voor de vormgeving, Mollie voor de betalingen, Mailgun voor de mails en Amazon S3 voor de bestanden, gehost op Heroku. Een stack die we kennen, die veilig is en die meegroeit met de vraag.

Een eerste webshop, met een harde deadline

Dit was op dat moment de grootste uitdaging voor Ace: we hadden nog nooit een webshop gebouwd. En niet zomaar een. Ouders schrijven meerdere kinderen tegelijk in, met een wachtlijst per kamp als het vol is, een betaling via Mollie, een reservatie die vervalt als er niet betaald wordt, en terugbetalingen als een kind toch niet kan komen. Alles met back-ups, want achter elke inschrijving zit een gezin met plannen voor de vakantie. Op de eerste dag van de inschrijvingen willen honderden mensen op hetzelfde moment een plaats in een bepaald kamp. Het platform moest dat aankunnen, en eerlijk zijn: wie eerst komt, is eerst ingeschreven. De deadline was 6 december, en er was weinig tijd. Er kropen veel avonden en nachten in om die te halen. Op de dag zelf stond alles klaar.

Het eerste inschrijvingsweekend

Op het eerste inschrijvingsweekend stonden honderden ouders tegelijk klaar. Het platform verwerkte de inschrijvingen, de betalingen en de wachtlijsten zonder handwerk, en elke ouder kreeg meteen zijn bevestiging in de mailbox. Dat weekend lag de omzet 15 procent hoger dan het jaar ervoor. En dat weegt: zowat 90 procent van de omzet van Sportiek komt uit dat ene weekend. Ook de weken erna schreven meer kinderen in dan ooit: wie een plaats zocht, vond ze nu op elk moment, vanop de telefoon, zonder te moeten bellen of mailen.

• 0%15%meer omzet op het eerste weekend
• 0%90%van de omzet komt uit dat weekend

Klaar voor nog meer drukte

Voor de volgende inschrijvingsperiode gingen we nog een stap verder, zodat de drukte van de eerste dag voor iedereen vlot verloopt. Een account aanmaken kan niet meer tijdens de inschrijvingsperiode zelf: ouders doen dat vooraf, en op de dag zelf hoeven ze alleen nog in te loggen en te kiezen. Een tijdelijke wachtrij met een teller verdeelt de gelijktijdige inschrijvingen, zodat iedereen weet waar hij staat. En de kampen gaan op de dag zelf gradueel open, elk op zijn eigen tijdstip, in plaats van allemaal tegelijk. Zo spreidt de piek zich over de dag.

Een kamp in Brugge dat nog plaatsen had

Eén sportkamp in Brugge raakte minder snel vol dan de andere. We zetten een campagne op sociale media op met korte filmpjes van het kamp, gericht op ouders in de buurt. Tegelijk breidden we de pagina van het kamp uit en optimaliseerden we ze voor zoekmachines, met structured data erbij, zodat Google het kamp met datum, plaats en prijs toont. Kort daarna was het kamp volgeboekt. Dezelfde aanpak gebruiken we sindsdien voor elk kamp dat een duwtje kan gebruiken.

Gevonden worden in Google

Een site die zoekmachines begrijpen: elke kamppagina met structured data, een duidelijke structuur, snelle pagina's en Google Search Console om op te volgen wat werkt. Wie zoekt naar sportkampen in de regio, vindt Sportiek. In zestien maanden klikten ruim vijfduizend mensen vanuit Google door naar sportiek.be, op meer dan 26.000 vertoningen. Bijna één op vijf die Sportiek in de zoekresultaten ziet, klikt door.

• 05.130klikken uit Google in zestien maanden
• 026,5Kvertoningen in de zoekresultaten
• 0%19%klikt door naar de site

Medewerkers, verhuur en sportdagen

Na de sportkampen kwamen er drie modules bij. Medewerkers stellen zich kandidaat via de site, met hun gegevens en diploma's, en volgen de status van hun aanvraag in hun eigen account. Scholen en groepen vragen een sportdag aan. En wie een springkasteel of sportmateriaal wil huren, vindt het aanbod en de voorwaarden op één plaats. Alle drie zijn in gebruik genomen zoals bedoeld, door de medewerkers van Sportiek en door de mensen die ermee werken. Tot vandaag horen we dat de website een stuk beter en gemakkelijker werkt dan de vorige. Dat horen we graag.